47. Aplicar principios de la gestión por proyectos en tu empresa. Control y Seguimiento

"Y es que auditar, controlar, hacer un seguimiento a cómo vamos trabajando, es uno de los activos más importante dentro de tu empresa. Y digo activo, para que no lo veas como un gasto, porque es algo en lo que debes invertir tiempo y recursos, propios o de terceros, para que tu trabajo que es tu activo más importante, lo realices de manera efectiva y eficaz. Y es que si compras un buen vehículo para la empresa, como para que te aguante muchos años, (puedas hacer muchos kilómetros), compras ordenadores, i7 con mucha ram, discos super rápidos….), y otros ejemplos que podría traer a colación de inversiones no siempre muy justificadas, como comprar iphone para los socios, o determinados trabajadores…. ¿ COMO NO VAS A CUIDAR TUS PROCESOS DE EMPRESA?, ¿como no vas a monitorizar cuánto tiempo gastamos al realizar este o aquel encargo profesional?, ¿cuantas horas invierten nuestros colaboradores en el asunto, o cuánto dinero hemos invertido en ese encargo del cliente (como puede ser en intervenciones o apoyos puntuales de terceros, gastos en fotocopias, en taxis, en desplazamientos para asuntos específicos del cliente al que estamos trabajando)?. Trabajar el control de los procesos de tu empresa, es una inversión, que hará aumentar el activo de tu empresa, ya que dispondrás de mayor control, obtendrás procesos más eficientes, y por tanto, más margen al obtener beneficios, procesos más productivos, en los que echar menos horas, y en definitiva, mayor calidad para todos. Es una filosofía win win, todos ganan: Para ti, al costarte menos producir tus servicios, y para el cliente, una percepción mayor que debe tender a la excelencia. Un encargo que hice recientemente, a una empresa encargada de registrar patentes y marcas, tuvo unos detalles, que comento para que veáis cómo con poco gasto adicional por la empresa, o con el mismo, aplicando eficiencia en tus procesos, obtuve un plus de utilidad, y de calidad, que no suelen ser habituales. Para empezar .... ....TODO EL CONTENIDO EN LA WEB Todo son procesos, como puedes apreciar. En este orden de cuestiones, te propongo 3 consejos, que puedes implementar en la empresa, entre muchos más que podrías, y que seguro se te ocurren, para controlar y llevar un seguimiento del trabajo que constituye tu actividad habitual: Consejo número 1: El tiempo. Controla lo que gastas de tiempo al comenzar a trabajar, desde la entrevista, las llamadas, las reuniones con tu cliente, el estudio, la redacción de documentación, ese viaje, esa asistencia a otro despacho….. Todo cuenta, todo es tiempo tuyo. Para controlar ese gasto temporal tuyo, y de tu equipo, en el pasado episodio de este podcast ya recomende una herramienta que existe para ello, herramienta gratuita llamada toggle (https://www.toggl.com/). Consejo número 2: El dinero. De igual modo controla los gastos que inviertes en cada cliente, y con gastos hay que tener amplias miras en cuanto a esto. Consejo número 3: Hazte tus estadísticas aunque sean cutres. Establece controles a nivel estadístico que vayas anotando a lo largo de tiempos razonables de tiempo. Por ejemplo, controla cuánto tiempo dedicas a contestar correos, en una semana, o cuanto gastas en mensajeros al mes…., o cuánto gastas en inversión en la flota de vehículos de tu empresa…. Si controlas, y realizas seguimiento, si te entrevistas con tus clientes, para que te den feedback del resultado de tus resultados profesionales, estos, podrás replicarlos, para que todos perciban esa calidad, que todos buscamos. Cuando saltes de ofrecer servicios generalistas, a servicios plus, servicios excelentes, IMPLEMENTANDO LA MEJORA EN TUS PROCESOS, el cliente trabajará contigo por todo ese plus que le ofreces, y que efectivamente le das, no fijándose tanto en el precio, y no tendrás la necesidad de entrar en guerras de precios, a ser siempre el más barato, que no conlleva más que a guerras absurdas. ¿Cuándo fue la última vez que enviaste una encuesta a tu cliente, o te tomaste un café tranquilo con él, para que te dijera que te gusta y sobre todo lo que no, de como se ha llevado su encargo en tu empresa.? NOTAS DEL PROGRAMA: Enlace de toggle: https://www.toggl.com Enlace de mi web: https://www.jesusbedmar.es Formulario de contacto: https://www.jesusbedmar.es/contactar Canal de Youtube: http://www.jesusbedmar.es/youtube/ "